檔案對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有不可替代的重要作用，成為記錄歷史，承載文化，創(chuàng)造價(jià)值的重要憑證。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案信息日益增加，檔案工作人員的工作任務(wù)也越來越繁瑣，傳統(tǒng)的檔案裝具以及檔案管理模式不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的快速發(fā)展。檔案管理也出現(xiàn)了一系列難題。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

難點(diǎn)一：空間浪費(fèi)，傳統(tǒng)的檔案室采用分區(qū)存放檔案，當(dāng)檔案數(shù)量很多時(shí)需要較大的空間進(jìn)行存放，如果遇到儲(chǔ)位分配不合理的情況，會(huì)造成空間的剩余或不夠用，導(dǎo)致庫房空間的浪費(fèi)或緊缺。

難點(diǎn)二：盤點(diǎn)復(fù)雜，檔案工作者要對(duì)各類檔案的接收、分類、編目，編制、檢索進(jìn)行管理，定期盤點(diǎn)時(shí)，要對(duì)照紙質(zhì)檔案一個(gè)個(gè)對(duì)比，工作量大且容易出現(xiàn)疏漏。

難點(diǎn)三：查找困難，傳統(tǒng)檔案材料分區(qū)分類存放，查找時(shí)要先到區(qū)找到類別，再翻閱檔案查找需要的那份檔案。當(dāng)遇到檔案數(shù)量多、使用頻繁的情況下，檔案查找工作更加困難。

難點(diǎn)四：環(huán)境問題，檔案資料的存放管理對(duì)環(huán)境有明確的要求，過高或過低的溫度，過濕或過干的空氣環(huán)境都會(huì)對(duì)紙張纖維素造成破壞。傳統(tǒng)檔案裝具以及檔案室沒有溫濕度檢測及提示，不能保障檔案的存放條件。

難點(diǎn)五：防盜性差，傳統(tǒng)檔案室主要依靠依靠機(jī)械鎖具進(jìn)行管理，如遇借閱人員較多，現(xiàn)場混亂且管理人員不足，或是檔案室鑰匙丟失時(shí)，容易造成檔案丟失。

以上幾大難點(diǎn)，做檔案工作的你是不是也因此而頭疼？信息技術(shù)的快速發(fā)展，也為檔案行業(yè)帶來了新的管理方式，越來越多的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中來，就檔案裝具而言也從傳統(tǒng)的檔案箱柜、固定架、傳統(tǒng)密集架演變現(xiàn)在的智能密集架，下面就來說說智能密集架是如何解決以上檔案管理難點(diǎn)的。

智能密集架由固定列和移動(dòng)列共同組成，在一定的距離內(nèi)移動(dòng)架體，這樣就大大節(jié)省了檔案存放的空間，節(jié)省出來的空間可以儲(chǔ)存更多的檔案文件。組列架體組合，多層次結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)空間大小定制產(chǎn)品規(guī)格，整個(gè)空間以立方計(jì)算，因此擁有龐大的儲(chǔ)存量。

智能密集架管理系統(tǒng)融合RFID無線射頻技術(shù)，可輕松讀取密集架列中RFID標(biāo)簽的全部標(biāo)簽值，將盤點(diǎn)結(jié)果上傳系統(tǒng)平臺(tái)，通過分析對(duì)比，將密集架中的檔案情況以可視化的形式展示給管理人員，簡化盤點(diǎn)過程、提高盤點(diǎn)準(zhǔn)確度，大大節(jié)省人力。

智能密集架嵌入了電腦控制系統(tǒng)，密集架的每一列均配備有彩色液晶觸摸屏，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，工作人員可通過屏幕對(duì)該列密集架檔案資料存放情況進(jìn)行檢索查閱，讓檔案查找不再困難。同時(shí)也可通過客戶端的系統(tǒng)平臺(tái)檢索到檔案所在密集架情況，通過系統(tǒng)平臺(tái)上操作還可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開啟該檔案所在密集架列，直接進(jìn)入拿去檔案，智能化的操作為工作人員節(jié)約了大量時(shí)間。

針對(duì)檔案存放環(huán)境問題，智能密集架中通過裝置溫濕度檢測模塊，對(duì)檔案存放環(huán)境的溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)檢測，當(dāng)溫濕度超出閥值，會(huì)發(fā)出溫濕度調(diào)節(jié)提醒。如果有條件，還可實(shí)現(xiàn)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備與智能密集架直接通信，實(shí)現(xiàn)檔案環(huán)境溫濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)。

檔案資料的防盜性也是檔案安全防護(hù)的一部分，同樣也是采用RFID無線射頻技術(shù)，無線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)。智能密集架通過與RFID門禁通信，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案室出口，若貼有RFID標(biāo)簽的檔案盒或資料通過RFID門禁時(shí)，RFID門禁可讀取該標(biāo)簽的ID并發(fā)出警報(bào)，有效阻止檔案資料被盜。